Schnelles Passspiel im Backoffice

BSC Young Boys Bern punktet durch digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie erfolgreich das Digitalisierungsprojekt bei BSC Young Boys Bern verlaufen ist und wie die Software Sage und Proxess zusammen harmonieren.

Rund 100 Mitarbeiter kümmern sich in den Büros des Berner Profifussballvereins um den reibungslosen Ablauf der Sport und Event Holding AG. Seit Januar sind die Schreibtische dort leerer geworden. Nicht, weil weniger zu tun wäre, sondern weil ein grosser Teil der eingehenden Belege inzwischen digital durchs Unternehmen wandert. Durch die Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung und der Dokumentenmanagementsoftware PROXESS Anfang 2020, sind viele Arbeitsvorgänge schneller, transparenter und eben auch papierlos geworden. Hierüber haben wir uns mit Reto Steffen, CDO (Chief Digital Officer) des BSC Young Boys, unterhalten.

Ein beliebiger Montagvormittag im Office der BSC YB im Jahr 2019: Reto Steffen findet auf seinem Schreibtisch eine Kostenrechnung für neue Mitarbeiterlaptops zur Prüfung. Da der übliche Rabatt diesmal nicht abgezogen ist, würde er gerne noch einmal die Rechnung der letzten Lieferung zu Rate ziehen und den Lieferanten kontaktieren. Doch alte Kostenrechnungen befinden sich in der Buchhaltung in Ordnern und müssen daher von dort angefragt werden. Ein bis zwei Tage später liegt eine Kopie der alten Rechnung auf seinem Schreibtisch. Solange ruht dieser Vorgang. Bis die Rechnung schliesslich bezahlt wird, ist die Skontofrist längst abgelaufen.

Herr Steffen, beschreiben Sie uns wie sich ein solcher Fall heute darstellt?

Reto Steffen: Ein Szenario fast wie aus einer anderen Welt. Heute können wir uns so etwas gar nicht mehr vorstellen. Seit der Einführung der Dokumentenmanagementsoftware PROXESS bei uns Anfang 2020 werden alle Eingangsrechnungen über eine OCR-Belegerkennung ausgelesen, die Inhalte ausgewertet und an unsere ERP-Software SAGE 200 übergeben. Gleichzeitig wird die Rechnung digital an den oder die Kostenstellenverantwortlichen weitergeleitet. Ich erhalte heute also eine E-Mail mit dem Link zur Rechnung oder ich öffne einfach meinen Posteingang im PROXESS Workflow.

Wenn ich heute eine alte Rechnung des Lieferanten sehen möchte, dann wechsle ich einfach in das PROXESS Archiv und gebe dort einen beliebigen Suchbegriff in das Suchfeld gleich auf der Startseite ein. Das geht genauso einfach wie eine Google-Suche. Suche ich beispielsweise nach dem Namen des Lieferanten, dann habe ich in Sekundenschnelle alle archivierten Rechnungen dieses Lieferanten auf dem Bildschirm vor mir.

Das bedeutet also, dass heute viel weniger Papier durchs Unternehmen wandert?

Reto Steffen: Auf jeden Fall! Ein Großteil unserer Lieferanten schickt uns seine Rechnungen schon heute digital, was wir noch weiter steigern möchten. Getreu dem Motto, einmal digital – immer digital, werden alle Eingangsrechnungen per OCR-Texterkennung ausgelesen, als Rechnung bereits im ERP angelegt und gleichzeitig an den Workflow übergeben. Die Finanzbuchhaltung übernimmt hier die Vorkontierung bis auf Positionsebene. Denn oft betrifft eine Rechnung bei uns verschiedene Kostenstellen, wie zum Beispiel bei Veranstaltungsrechnungen. Die Kostenstellenverantwortlichen werden über die hinterlegten Workflows gleichzeitig per E-Mail informiert und können daher auch parallel prüfen. Dabei beziehen sich alle immer auf ein einziges Originaldokument. Hierdurch sparen wir enorm viel Zeit im Prozess, da so die Verarbeitungszeit massiv verkürzt wird.

Wie werden Eingangsrechnungen zur Zahlung übergeben?

Reto Steffen: Sobald eine Rechnung von allen Kostenstellen freigegeben ist, wird automatisch ein Buchungsvorschlag in unserer Buchhaltungssoftware SAGE 200 erstellt. Dieser Vorschlag muss von der Fibu nur noch geprüft, gegebenenfalls angepasst und kann dann direkt zur Zahlung angewiesen werden. Nach der finalen Freigabe durch unsere Buchhaltung werden alle Daten an das ERP-System übergeben und der gesamte Vorgang wird rechtssicher in PROXESS archiviert.

Warum haben Sie sich für PROXESS entschieden?

Reto Steffen: Eine der wichtigsten Punkte war die optimale Prozess-Einbindung von PROXESS in unsere bestehende ERP Landschaft mit Sage 200. Dank unserem langjährigen, sehr kompetenten Sage-Partner IT PARTNER Aebi AG, konnten wir diese Schnittstelle gemäss unseren Geschäftsprozessen erfolgreich umsetzen. Wichtig für die erfolgreiche Umsetzung waren dabei nicht nur die technischen Skills, sondern auch die pragmatische Vorgehensweise und die hohe soziale Kompetenz bei allen Projektbeteiligten.

Wie lautet Ihr Fazit zum DMS PROXESS?

Reto Steffen: Seit rund 2 ½ Jahren setzen wir konsequent unsere IT-Digitalisierungsstrategie in kleinen Schritten um. Die digitale Eingangsrechnungprüfung mit PROXESS hat uns dabei einen großen Schitt nach vorne gebracht. Weitere Projekte im Bereich digitales Vertrags- und Personalmanagement sind bereits im Jahr 2020 in Arbeit.